Corona-Pandemie und künftiger Datenschutz.
Die Corona-Pandemie zwingt uns neue Standards auf. Halten Sie sich an diese einfachen Regeln und Hinweise für den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Laptop & Akten
Wenn Sie Dokumente oder IT-Geräte vom Arbeitsplatz mit nach Hause nehmen, achten Sie darauf, dass ihr Laptop nicht nur mit einem sicheren Passwort geschützt ist, sondern auch Festplatte und externe Speichermedien verschlüsselt sind. Verwahren Sie Ordner bzw. schriftliche Unterlagen in absperrbaren Schränken etc.. Nutzen Sie vorrangig IT-Geräte Ihres Unternehmens und nicht Ihre privaten Geräte für die Telearbeit. Schließen Sie an Ihr Firmengerät keine private Hardware (z. B. externe Festplatten oder USB-Sticks) an.
Arbeitsplatzgestaltung
Wenn es Ihnen möglich ist, suchen Sie sich ein ruhiges Plätzchen, idealerweise einen eigenen Raum. Vergessen Sie nicht auf die Einsehbarkeit Ihres Bildschirmes (Tipp: Sichtschutzfolie). Wenn Sie nicht mit einem Kabel arbeiten, sondern mittels WLAN, dann sollte dieses verschlüsselt sein. Sollten Sie die Wohnung oder das Haus verlassen, versichern Sie sich, dass Ihre Geräte, Speichermedien und schriftliche Unterlagen/Akten nicht für andere zugänglich sind.
Interne Organisation
Sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzen ab, was sie unbedingt zu Hause erledigen müssen und was nicht. Sollten Sie im Auftrag von KundInnen mit personenbezogenen Daten arbeiten, prüfen Sie bitte die Auftragsverarbeitervereinbarung. Möglicherweise wünschen die AuftraggeberInnen keine Verarbeitung per Telearbeit.
Beantworten Sie folgende Fragen: Wer sind die AnsprechpartnerInnen bei technischen Problemen? Wurde das Firmengerät hinsichtlich Virenschutzes und Firewall Update geprüft? Wie kommunizieren Sie mit dem Netzwerk Ihres Unternehmens (VPN)? Wenn Sie unter Kollegen mit einen Messenger arbeiten, so sollte eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vorliegen. Kommt es dennoch zu einem Datenverlust oder einem Datenschutzverstoß, so besteht trotz Corona eine Meldepflicht an die Behörde innerhalb der nächsten 72 Stunden.
Arbeiten im Home-Office
Regel Nummer 1, vermischen Sie niemals private und dienstliche Daten.
Machen Sie eine Pause bzw. müssen Sie Ihren Arbeitsplatz kurzfristig verlassen, aktivieren Sie den Bildschirmschoner mit Kennwortschutz. Wenn Sie die Räumlichkeiten verlassen, verschließen Sie die Türe zu ihrem Arbeitsplatz genauso wie mögliche Fenster. Müssen Sie auf Ihrem privaten Computer betriebliche Verarbeitungstätigkeiten verrichten, so achten Sie darauf, dass die Daten nach der Übertragung in das dienstliche Netz auf Ihrem privaten Gerät unwiederbringlich gelöscht wurden. Ein reines Verschieben in den Papierkorb mit dem entsprechenden „Leeren“ des Papierkorbs reicht dabei nicht aus. Manche Arbeiten erfordern ein Ausdrucken von Unterlagen. Lassen Sie Schriftstücke nicht länger als notwendig im Druckerschacht liegen, damit die anderen Personen im Haushalt sie nicht einsehen können. Entsorgen Sie dienstliche Papierunterlagen nicht in Ihren privaten Papiermüll. Sammeln Sie den betrieblichen Papiermüll, lagern Sie ihn verschlossen und nehmen ihn spätestens bei der ersten Fahrt ins Büro mit zur fachgerechten Entsorgung. Führen Sie betriebliche Telefonate so, dass nicht alle anderen Personen im Haushalt mithören können.
Mehr Informationen über das Arbeiten unter DSGVO-Bedingungen von Dietmar Thüringer können Sie hier über das Kontaktformular beantragen.
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